Gambaran umum perusahaan adalah ringkasan utama perusahaanmu yang isinya antara lain komposisi tim manajemen, struktur legal, dan pernyataan visi dan misi perusahaan. Sesuai namanya, gambaran umum perusahaan membantu pembaca dokumen rencana bisnismu untuk memahami isi perusahaanmu dengan cepat.

Kenapa kamu harus menyusun gambaran umum perusahaan ini? Karena tidak ada orang yang mau berinvestasi pada perusahaan yang seperti kapal yang mau tenggelam. Orang yang belum berpengalaman, misi perusahaan yang tidak menarik, dan rencana usaha serta target yang tidak jelas tentunya tidak akan menarik minat calon investor. Apalagi kalau kamu datang ke investor tanpa persiapan yang matang, dan hanya sekedar melakukan pitching singkat tanpa memberikan rencana bisnis yang tersusun rapi, kamu tak perlu berharap akan dihubungi kembali oleh mereka. Tapi kalau kamu mendatangi investor—atau pemilik modal lainnya—dengan persiapan yang matang, dan juga dokumen rencana bisnis yang tersusun rapi, kamu akan memberi mereka kepercayaan diri untuk bertanya dan berdiskusi lebih lanjut tentang bisnis yang kamu bangun.

Tapi bagaimana jika kamu tidak sedang ingin mencari investor untuk perusahaanmu? Gambaran umum perusahaan tetap akan bermanfaat untukmu.

Misalnya saja, untuk menarik minat calon konsumen. Mereka perlu tahu, dan perlu dibujuk untuk mau membeli produk / layanan yang kamu sediakan. Mereka perlu tahu bagaimana solusimu dapat memecahkan masalah mereka.

Dan dengan mendefinisikan bagaimana bisnismu dapat melakukan hal ini akan membantumu mengambil keputusan penting. Ia dapat mengarahkan bagian pemasaran untuk membuat materi-materi yang efektif dan membantu timmu untuk fokus menciptakan produk / layanan yang kamu tawarkan sebagai solusi untuk masalah yang dimiliki oleh pelangganmu.

Proses dan Struktur di Balik Gambaran Umum Perusahaan yang Baik

Walaupun gambaran umum perusahaan memiliki panjang dan komposisi yang berbeda-beda, tetapi ia memiliki kesamaan struktur. Pada umumnya, gambaran umum perusahaan terdiri dari beberapa bagian.

Namun, sebelum kita bahas lebih detil, kamu harus menentukan terlebih dulu mengapa kamu harus menyusunnya. Apakah kamu berencana untuk mencari pendanaan, atau apakah kamu hanya menyusun acuan untuk timmu? Mengetahui tujuan penyusunan seperti ini akan membantumu dalam menyusun sesuai konteks penggunaan dan tujuannya.

Berikut ini istilah-istilah yang sebaiknya kamu pahami.

1. Ringkasan Usaha

Seperti menuliskan ringkasan buku, ini adalah bagian dimana kamu harus meringkas komponen perusahaanmu sesingkat namun sejelas mungkin. Misalnya seperti nama perusahaan, produk / layanan yang ditawarkan, dan masalah yang ingin diselesaikan.

2. Pernyataan Misi

Ini adalah bagian dimana kamu menyatakan misi yang kamu punya, dan alasan mendasar mengapa perusahaanmu hadir. Dengan menyusun bagian ini, kamu dapat menjelaskan visi, tujuan dan nilai-nilai yang ingin kamu angkat melalui bisnismu.

3. Sejarah Perusahaan

Kalau kamu sudah membangun perusahaanmu, ceritakan pada pembaca bagaimana sejarah perusahaanmu. Kapan kamu memulainya? Bagaimana kamu memulainya? Kejadian-kejadian penting apa yang membuatmu sampai di titik ini?

4. Tim Manajemen

Ceritakan pada pembaca, siapa saja orang-orang yang menjalankan bisnis ini, kualifikasi yang ia miliki, dan detil-detil terkait yang penting untuk diketahui.

5. Struktur Legal dan Kepemilikan

Apakah bisnismu terdaftar secara resmi? Siapa saja pemiliknya? Apa bentuknya? Firma? CV (Commanditaire Vennootschap)? PT? Koperasi? Yayasan? Pastikan kamu sudah memiliki struktur legal dan kepemilikan yang jelas—apalagi jika kamu ingin mencari pendanaan untuk bisnismu.

6. Lokasi

Jelaskan dimana lokasi operasional bisnismu saat ini, terlebih jika kamu memiliki rencana ekspansi, elaborasi alasan-alasan dan perencanaan ekspansi bisnismu.

7. Produk dan Layanan

Berikan gambaran seputar produk dan layanan yang kamu tawarkan di bisnismu. Di bagian ini kamu tidak perlu menjelaskan detil teknisnya, tetapi sebaiknya kamu dapat menunjukkan nilai utama (value) yang dimiliki produk/layananmu.

8. Target Pasar

Bicarakan seperti apakah tipe pelanggan idealmu, demografinya, dan masalah apa yang ingin kamu selesaikan untuk mereka.

9. Keunggulan Kompetitif

Beritahukan pada pembaca, mengapa perusahaanmu akan sukses. Apakah kamu bisa mengisi “kekosongan” di pasar? Apakah kamu memiliki akses ke teknologi, yang tidak dimiliki oleh pesaingmu?

10. Obyektif dan Tujuan

Bicarakan tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang kamu miliki. Namun sebelumnya kamu harus memastikan tujuan-tujuan ini bisa diukur dan realistis. Hasil pengukuran itulah yang nantinya akan menunjukkan kesuksesanmu menjalankan rencana bisnismu.

Beberapa bagian yang aku jelaskan diatas cukup mudah dan jelas, dan sisanya butuh sedikit usaha darimu. Berikutnya, aku akan membahas bagian-bagian yang kompleks dan bagaimana kamu dapat menyelesaikannya.

Menyiapkan Struktur Organisasi Bisnis

Yang perlu kamu ketahui, dalam setiap bisnis pasti ada beberapa struktur yang harus kamu siapkan. Misalnya saja struktur legal usaha apa yang akan kamu gunakan, bagaimana kamu akan membangun tim manajemen dan departemen-departemen di perusahaanmu dan apa atau siapa saja yang ada di dalamnya, dan infrastruktur fisik dari perusahaanmu. Infrastruktur fisik disini maksudnya adalah perangkat kerja dan bisnis apa yang akan kamu gunakan.

Sebagai contoh, jika kamu membangun e-commerce yang memiliki satu kantor pusat untuk menjalankan bisnis akan berbeda dengan jika kamu membangun restoran waralaba dengan banyak cabang. Setiap bisnis itu unik, dan ia bisa mendapat manfaat tersendiri dari struktur legal, tim manajemen dan infrastruktur fisik yang berbeda. Ini artinya, saat kamu menentukan struktur bisnismu, tidak ada yang namanya strategi satu-ukuran-untuk-semua. Kamu harus menyesuaikan struktur itu dengan bisnismu sendiri.

Mari kita bahas tiga struktur yang harus kamu siapkan.

Struktur Legal

Struktur legal bisnismu akan mempengaruhi operasional harian yang akan kamu jalankan, bagaimana kamu harus membayar pajak, dan resiko-resiko legal seperti apa yang akan kamu miliki. Pilihan kamu juga akan menentukan tingkat kesulitan untuk mengajak investor masuk ke perusahaanmu. Hal terpenting yang harus kamu pikirkan adalah seperti apa perusahaanmu akan tumbuh dan berubah dalam 10 tahun kedepan—sehingga kamu harus tahu struktur seperti apa yang harus kamu siapkan untuk mencapai itu.

Struktur Manajerial

Memilih dan menentukan struktur manajerial akan mempengaruhi kepemimpinan dalam timmu, tim pendukung seperti apa yang harus kamu bangun, dan keseluruhan cara berkomunikasi dalam perusahaanmu. Sama, cara paling tepat untuk menentukan struktur manajerial ini tergantung pada bentuk badan usaha atau organisasi apa yang kamu gunakan. Sebagai contoh, restoran waralaba dengan banyak cabang dapat mengambil manfaat dari struktur fungsional dengan lapisan hierarki tradisional, sedangkan perusahaan perangkat lunak atau berbasis teknologi mungkin dapat mengambil manfaat dari struktur matriks yang lebih mendatar.

Jenis struktur manajerial ini antara lain:

1. Fungsional
   Ini adalah struktur tradisional yang dikelompokkan berdasarkan aktivitas. Sebagai contoh, VP Pemasaran akan bertanggung jawab untuk mengelola manajer pemasaran, manajer penjualan, dan berbagai staf dibawahnya. VP atau jajaran direksi semua bekerja dibawah arahan dan kepemimpinan CEO atau direktur utama.
   
2. Divisional
   Di organisasi yang lebih besar, divisi diciptakan untuk membagi pekerjaan yang dimiliki oleh struktur fungsional. Dengan demikian akan jadi lebih mudah untuk mengawasi dan mengatur berbagai departemen. Hanya saja, kadang ada bentrokan atau tanggung jawab yang sama dari posisi yang berbeda.
   
3. Matriks
   Struktur ini menggabungkan fungsional dengan divisional. Ia dapat meningkatkan akuntabilitas dan kerjasama antara para pemimpin departemen, dan juga meningkatkan fleksibilitas. Tapi, struktur ini rentan terhadap kebingungan dan kehilangan fokus karena para pemimpin dapat bekerja di berbagai departemen sekaligus, sehingga berpotensi memecah rantai komando kepemimpinan.
   
4. Tim
   Dengan menggunakan struktur ini, perusahaan berjalan di seputar obyektif atau tujuan usaha ketimbang aktivitas, tanpa mempertimbangkan posisi atau senioritas. Struktur ini mengarah pada pengambilan keputusan dan waktu respons yang lebih cepat, posisi manajer dapat dihilangkan, dan dapat mengurangi biaya. Tapi, untuk yang tidak terbiasa dengan struktur seperti ini, biasanya akan terbentur dengan masalah manajemen waktu. Misalnya saja, akan menghabiskan waktu lebih banyak untuk rapat. Salah satu contoh dari struktur ini yang aku kagumi adalah Holacracy. Namun tentunya ia membutuhkan orang-orang yang bisa bertanggung jawab sepenuhnya pada dirinya sendiri, pada tugasnya dalam perusahaan, dan paham betul tujuan usaha yang harus diraih.
   
5. Jaringan / Network
   Struktur bisnis ini paling banyak ditemukan pada usaha kecil dan menengah karena ia bergantung pada tim kecil yang didukung oleh berbagai grup kontraktor yang akan mengerjakan pekerjaan-pekerjaan khusus. Dengan sedikit hambatan dari sisi staf, pendekatan struktur ini mengurangi biaya overhead yang harus dikeluarkan untuk menjalankan bisnis; misalnya sewa ruang kantor, gudang, atau pabrik. Ia juga dapat meningkatkan fleksibilitas. Tapi yang harus diwaspadai, kamu akan memiliki kontrol yang sangat sedikit karena kamu harus bergantung pada organisasi eksternal.

Struktur Fisik

Jenis usaha yang kamu jalankan akan sangat memengaruhi lokasi ideal yang harus digunakan. Misalnya, jika kamu membuka restoran waralaba, kamu sebaiknya memilih area dengan lalu lintas yang cukup padat supaya bisa menarik lebih banyak pelanggan. Harga sewa/beli propertinya mahal? Berarti kamu harus memperbesar budget untuk itu. Sedangkan jika kamu membuka bisnis jasa, kamu bisa menggunakan kantor di area yang lebih sepi, karena penghematan biaya mungkin jadi pertimbangan yang lebih besar.

Kenapa kamu harus memedulikan hal ini? Lokasi yang tepat akan dapat memberi keuntungan penting buat bisnismu, misalnya seperti visibilitas, akses ke jaringan bisnis yang lebih besar, dan kontrol biaya yang lebih baik.

Dalam 20 tahun terakhir, lansekap lokasi bisnis sangat jauh perubahannya. Sekarang ada banyak coworking space yang bisa kamu gunakan untuk memulai bisnismu (jika berhubungan dengan jasa, ataupun produk non-fisik). Kamu juga bisa mempekerjakan pekerja remote tanpa pusing untuk melakukan relokasi mereka ke tempat yang ingin kamu tuju—seperti yang kulakukan di bisnisku saat ini.

Kamu harus mencari berbagai opsi untuk menghasilkan yang terbaik bagi organisasi yang kamu bangun. Jika struktur organisasi ini sudah bisa kamu tentukan, ini saatnya untuk menyusun pernyataan visi dan misi organisasi. Ini akan dapat membantu mengarahkan organisasimu dan membantu timmu memberikan produk/layanan yang dijanjikan pada pelangganmu.

Misimu, yang harus kamu terima…

Apakah kamu tahu film Mission: Impossible yang diperankan oleh Tom Cruise? Disitu, ia menjadi agen mata-mata bernama Ethan Hunt, yang bekerja pada sebuah organisasi intelijen bernama IMF (Impossible Mission Force, bukan International Monetary Fund 😂). Setiap diberi sebuah misi untuk dijalankan, ia selalu ditanya:

Your mission, should you choose to accept it…

Setiap kali terpikir soal misi perusahaan, aku selalu teringat kalimat ini. Seketika aku merasakan excitement atau semangat yang meluap, namun juga merinding karena aku tahu ini tidak akan mudah. Makanya film itu berjudul Mission: Impossible, tapi akhirnya tetap saja Ethan Hunt berhasil menjalankannya dengan sukses, walaupun harus berkorban banyak hal.

Pernyataan misi ini pada kenyataannya adalah salah satu hal terpenting namun jarang disadari oleh banyak perusahaan dan seringnya disalahpahami. Ia dapat membantu anggota timmu untuk memahami dengan lebih baik tujuan utama hadirnya perusahaanmu. Ia dapat membantu menciptakan alasan mengapa anggota timmu juga harus bekerja keras, dan juga membantu mengarahkan mereka ketika mereka harus mengambil keputusan yang kelihatan berlawanan dari tujuan-tujuan perusahaan.

Kenapa aku bilang pernyataan misi ini sering disalahpahami? Banyak organisasi menggunakan pernyataan misi sebagai materi pemasaran mereka. Meskipun ini bukan hal yang buruk, tapi pernyataan misi yang mereka miliki bisa berakhir hanya sebagai jargon-jargon pemasaran tanpa arti.

Tentunya kamu tidak mau hal ini terjadi, kan? Untuk menghindarinya, kamu sebaiknya fokus untuk mengerjakan hal-hal yang fundamental mulai dari dalam ke luar. Mungkin kamu bisa mempelajari The Golden Circle yang diciptakan oleh Simon Sinek untuk membantumu menyusun pernyataan misi perusahaan.

5 Langkah Menulis Pernyataan Misi

1. Kumpulkan orang-orang yang tepat di satu ruangan.
   Ruangan disini bukan berarti ruangan fisik, tapi maksudku adalah kamu sebaiknya tahu siapa saja orang-orang yang akan kamu ajak untuk membangun perusahaan ini bersama-sama. Kamu tahu posisi apa yang sebaiknya mereka tempati, kemampuan apa yang mereka miliki, dan apakah kemampuan-kemampuan mereka itu bisa menjadi komplementer atau pelengkap dari kemampuanmu. Dan orang-orang ini juga adalah orang-orang yang kamu yakini mempunyai tujuan yang sama denganmu.
   
2. Mulai dengan purpose/tujuan yang kamu miliki.
   Selain The Golden Circles, mungkin ada baiknya kamu mencoba metode 5 Whys untuk masuk lebih dalam hingga ke akar, dan mencari tahu mengapa kamu melakukan apa yang ingin/sudah kamu lakukan.
   
3. Kesederhanaan adalah teman baikmu.
   Beberapa orang merasa mereka perlu menggali inti dari setiap detil dalam pernyataan misinya. Tapi sebenarnya ini kontraproduktif. Dengan menjaga pernyataan misi agar tetap singkat, ia akan jadi lebih nyaman untuk dibaca, lebih mudah dipahami, tidak muluk-muluk, dan lebih mudah diterapkan.
   
4. Hindari jargon, dan berusahalah untuk spesifik.
   Tidak ada gunanya menggunakan jargon seperti “Revolusi industri 4.0”, kalau kamu sebenarnya tidak tahu apa maknanya dan apa hubungannya dengan perusahaanmu. Berusahalah untuk tetap lekat pada hal-hal yang harus diucapkan. Ketika menyusun tujuan itu sendiri, identifikasikan hal-hal yang paling penting untuk bisnismu dan masa depannya. Komunikasikan dengan sesingkat dan sespesifik mungkin. Kejelasan itu menginspirasi banyak orang, lho!
   
5. Komunikasikan misimu sesering mungkin.
   Misi yang kamu miliki mungkin “Keren banget!”, tapi tidak ada gunanya kalau jarang orang yang mendengarnya. Terlebih lagi jika itu anggota timmu, atau bahkan pelangganmu. Temukan cara untuk menampilkan misi perusahaanmu tanpa terlihat terlalu memaksa, dan coba integrasikan secara berkala pada anggota timmu saat rapat. Sebaiknya kamu dapat mendorong dan memberdayakan mereka untuk tidak hanya mengucapkannya namun juga mempraktikkannya dalam setiap interaksi bisnis yang dilakukan.

Lima langkah ini dapat membantumu menyusun pernyataan misi yang meyakinkan dan berguna untuk organisasi yang kamu bangun. Southwest Airlines memiliki contoh pernyataan misi yang bagus, dan mereka mempraktikkannya dalam kegiatan sehari-hari:

“Misi Southwest Airlines adalah dedikasi terhadap layanan pelanggan dengan kualitas terbaik yang disampaikan dengan rasa kehangatan, keramahan, kebanggaan individu, dan semangat perusahaan.”

Pertama, jelas bahwa misi Southwest Airlines adalah untuk menyediakan layanan pelanggan yang terbaik. Tetapi mereka mengambil langkah lebih jauh dengan menentukan kualitas mana yang penting untuk mencapai misi mereka. Pernyataan misi mereka juga realistis dan bisa dicapai. Tiap pegawai dapat mengusahakan untuk menampilkan kualitas ini dalam setiap interaksi yang mereka lakukan. Southwest tetap menggunakan bahasa sederhana, namun bisa dilakukan dan terbukti mereka lakukan, makanya mereka masih ada dan jadi nomor satu hingga hari ini.

Setelah menyelesaikan pernyataan misimu, sekarang saatnya kamu menyusun visi perusahaan. Kamu harus melihat obyektif dan tujuan dari perusahaanmu. Tidak cukup hanya dengan memiliki visi, tapi kamu juga harus membuktikannya melalui tujuan jangka pendek hingga jangka panjang untuk mewujudkan visi itu.

Membuat visimu menjadi kenyataan dengan obyektif dan tujuan perusahaan

Anggap rencana bisnis yang kamu susun sebagai peta jalan (roadmap), visi perusahaan adalah tujuan yang ingin kamu raih sehingga memilih jalan tersebut. Sedangkan obyektif dan tujuan ini adalah penanda bahwa kamu ada di rute yang tepat agar kamu bisa sampai di tujuan tersebut. Memilih tujuan yang tepat itu bukan tugas aspiratif—ia adalah tugas strategis. Tujuan yang baik harus dapat memenuhi lima kriteria yang disebut SMART: Specific (spesifik), Measurable (dapat diukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (relevan), dan Timely (tepat waktu).

Tujuan akhir yang hebat bukan sekedar hasil yang kamu harapkan; ia menjelaskan mengapa penting untukmu dapat meraihnya dan bagaimana caramu dapat menuju kesana. Lalu, bagaimana kamu bisa menciptakan bermacam-macam jenis tujuan untuk bisnismu? Mari kita bagi menjadi beberapa langkah:

1. Mulai dengan obyektif (sasaran) dan tujuan jangka panjang.
   Sebelum mulai merencanakan jalan mana yang harus diambil, kamu perlu tujuan bisnis. Mulailah dengan tujuan yang ingin kamu raih dalam kurun waktu 10 hingga 15 tahun kedepan.
   
2. Tetapkan obyektif dan tujuan jangka pendek.
   Ini akan membantumu untuk berjalan di jalan yang tepat. Dengan mengingat dimana tujuanmu berada, kamu jadi bisa tahu dimana kamu harus berada di akhir tahun agar kamu tetap ada di jalur yang tepat? Dan dimana kamu harus berada di akhir kuartal untukmu yakin bahwa kamu ada di jalur yang tepat?
   
3. Taruh obyektif (sasaran) dan tujuanmu di tes SMART.
   Setelah memiliki rancangan peta jalan, tentukan apakah semua elemen yang ada didalamnya memenuhi persyaratan SMART atau tidak. Kamu harus tegas disini. Ini adalah kesempatanmu untuk menentukan tujuan mana yang realistis dan mana yang tidak. Jika tidak realistis, berarti kamu harus menggantinya dengan yang lebih mudah dijalankan. Bukan berarti kamu tidak bisa menjadi pebisnis tangguh dan meraih posisi tertinggi di lingkungan. Namun kamu tetap harus menentukan tujuan yang lebih realistis, tapi kamu yakin bisa melampauinya, daripada kamu gagal karena tujuan tersebut terlalu tinggi dan kamu tidak mampu meraihnya.

Mengatur sasaran dan tujuan perlu waktu yang tidak sebentar. Tapi jangan terlalu lama, karena kamu bisa kehilangan momentum. Terlebih lagi, kamu juga tidak bisa hanya menyusun visi perusahaan hanya berdasarkan idealismemu semata. Kamu juga perlu mengumpulkan data-data yang terkait.

Dengan membangun tujuan bisnis berdasarkan data, kamu bisa menjadi pebisnis yang lebih SMART. 😊