Analisis SWOT adalah kegiatan membandingkan kekuatan dan kelemahan internal / diri sendiri dengan kesempatan dan ancaman eksternal / dari luar untuk membuat sebuah perencanaan aksi yang strategis. Kegiatan analisis SWOT ini tidak hanya dapat digunakan sebagai alat perencanaan bisnis, tetapi ia juga dapat membantu pengembangan diri.

Untuk bisnis UMKM, analisis SWOT dapat digunakan sebagai:

• Cara cepat memeriksa / mengecek ide bisnis kecil/rumahan.
• Batu loncatan untuk perencanaan bisnis tahunan.
• Dasar untuk perencanaan kegiatan pemasaran.
• Permulaan untuk perancangan rencana cadangan untuk bisnis.
• Alat untuk melibatkan staf/pegawai dalam perencanaan bisnis, misalnya, untuk menyelesaikan sebuah masalah spesifik atau untuk mencapai tujuan bisnis tertentu.
• Alat untuk evaluasi mandiri, agar dapat mengukur sudah seberapa sesuai manajemen pegawai yang kita lakukan, atau untuk menjalankan bisnis.

Cara Menjalankan Analisis SWOT

Analisis SWOT dilakukan dengan menggunakan matriks atau tabel yang terdiri dari dua kolom dan dua baris.

Baris pertama mewakili faktor internal dari organisasimu, dimana kamu memiliki tingkat kontrol tertentu. Strenghts (S) atau kekuatan diletakkan di kolom pertama di baris tersebut, dan Weaknesses (W) atau kelemahan diletakkan di sebelahnya. Faktor yang perlu kamu tentukan antara lain:

• Situasi finansial yang saat ini sedang kamu hadapi (pemasukan, arus kas, hutang, investasi, dst.)
• Pangsa pasar yang kamu miliki.
• Kemampuan relatif yang dimiliki pegawai ataupun vendor/kontraktormu.
• Premis fisik yang kamu miliki, misalnya lokoasi dan perlengkapan.
• Aset yang kamu miliki seperti paten atau hak cipta.

Baris kedua mewakili faktor eksternal terhadap organisasimu atau dirimu sendiri, yang mana kamu memiliki sedikit atau bahkan tidak memiliki kontrol sama sekali. Letakkan Opportunities (O) atau peluang di kolom pertama, dan Threats (T) atau ancaman di sebelahnya. Faktor-faktor yang perlu kamu tentukan antara lain:

• Kondisi ekonomi saat ini dan khususnya pada industri yang kamu geluti.
• Pangsa pasar yang kamu miliki dan kemungkinan untuk menambah atau mengurangi kompetisi untuk produk / jasamu.
• Kemampuanmu untuk mempertahankan atau menambah pegawai atau kontraktor sesuai kebutuhan.
• Perubahan aturan pemerintah yang dapat mempengaruhi bisnismu.
• Kemampuan untuk memperoleh pembiayaan (perubahan suku bunga, peningkatan permintaan pinjaman, dst.)

Proses Analisis SWOT

Sebelum menjalankan analisis SWOT, pilihlah alasan atau tujuan yang khusus. Karena jika tidak, kegiatan yang kamu lakukan hanya akan berakhir dengan generalisasi yang tidak akan menghasilkan arahan spesifik untuk merencanakan aksi selanjutnya.

Karena analisis SWOT adalah proses yang subyektif, sekelompok orang maupun individu akan memberi hasil yang berbeda, sekalipun dengan tujuan atau topik yang sama. Cara terbaik untuk mengambil manfaat dari kegiatan ini adalah dengan menggunakan fasilitator eksternal. Pegawai, pelanggan, rekan bisnis, dan pemangku keputusan lainnya akan dapat memberikan umpan balik (feedback) yang lebih jujur pada seorang konsultan yang tidak masuk dalam organisasimu. Jika pihak manajemen ikut mengawasi kegiatan ini, umpan balik yang dihasilkan akan terbatas pada hal-hal yang sekiranya ingin didengar oleh tim manajemen. Ini tentunya tidak akan menghasilkan hal-hal baik, bukan?

Perlu diingat, analisis SWOT bukanlah satu-satunya alat perencanaan bisnis. Ia dapat menjadi alat yang bagus untuk permulaan, terutama untuk bisnis skala UMKM, yang digunakan bersamaan dengan alat perencanaan bisnis lainnya. Misalnya seperti analisis PEST (Political, Economic, Social, and Technological). Analisis ini memastikan agar kamu tidak sampai mengabaikan faktor eksternal yang kritis, seperti aturan baru dari pemerintah atau perubahan teknologi di industrimu, ketika kamu sedang mencari peluang baru dan/atau mengukur ancaman.

Menggunakan Analisis SWOT

Jika tabel atau matriks SWOT-mu sudah terisi lengkap, gunakan untuk membuat strategi-strategi baru yang dapat menjadikan bisnismu semakin kompetitif. Empat pertanyaan yang bisa kamu gunakan untuk dasar berpikir atau panduan berdiskusi antara lain:

• Apakah Strengths (kekuatan) ini bisa membuka Opportunities (peluang) baru?
• Bagaimana caranya mengubah Weaknesses (kelemahan) menjadi kekuatan?
• Apa yang harus dilakukan agar dapat memanfaatkan Opportunities (peluang) yang terbuka?
• Bagaimana cara yang tepat dan paling sesuai untuk menetralkan Threats (ancaman)?

Tim manajemen dan pegawai bisa duduk bersama untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang dihasilkan dari analisis SWOT ini. Dan tentunya, gunakan fasilitator eksternal yang netral agar dapat membantu semua orang yang terlibat dalam kegiatan analisis ini untuk tetap fokus, dan mungkin menghasilkan sudut pandang-sudut pandang yang baru yang mungkin sebelumnya tidak bisa dilihat oleh orang-orang dalam organisasimu.